Checkliste: Firmenfeier planen — in 6 Schritten zum Termin
Von Medi Schenkel · aktualisiert am 29. Juli 2026
Wer eine Firmenfeier plant, sollte spätestens 8 Wochen vorher mit der groben Gästeschätzung beginnen — alles, was danach kommt, baut darauf auf. Diese Checkliste ordnet die üblichen Meilensteine, wie sie sich bei den meisten Firmenfeiern bewährt haben, unabhängig davon, wer am Ende Location und Catering übernimmt.
Die 6 Meilensteine im Überblick
Nicht jede Feier braucht exakt diesen Zeitplan, aber als Orientierung hat sich diese Reihenfolge in der Praxis durchgesetzt: erst die groben Eckdaten klären, dann Location und Catering fixieren, danach ins Detail gehen.
| Vorlauf | Meilenstein |
|---|---|
| 8 Wochen vorher | Gästezahl grob schätzen, Budgetrahmen und Datum festlegen |
| 6 Wochen vorher | Location und Catering-Konzept anfragen und reservieren |
| 4 Wochen vorher | Menü oder Buffet final abstimmen, Sonderwünsche und Allergien sammeln |
| 2–3 Wochen vorher | Einladungen final verschicken, Rückmeldefrist setzen |
| 1 Woche vorher | Finale Gästezahl an Location und Catering melden |
| Am Veranstaltungstag | Aufbauzeiten mit Location und Anlieferung abstimmen |
Warum die Reihenfolge zählt
Wird das Catering-Konzept vor der Location fixiert, entstehen häufig Konflikte — nicht jede Location erlaubt eigene Küchen oder externe Caterer ohne Absprache. Deshalb lohnt es sich, Location und Catering-Anfrage möglichst gleichzeitig zu starten, statt nacheinander.
Der häufigste Stolperstein
Die finale Gästezahl kommt in der Praxis oft zu spät. Wer erst wenige Tage vorher meldet, wie viele tatsächlich kommen, riskiert, dass Mengen und Personal nicht mehr optimal angepasst werden können. Eine Woche Vorlauf für die finale Zahl hat sich als guter Kompromiss zwischen Planungssicherheit und Flexibilität bewährt.
Allergien und Sonderwünsche früh einsammeln
Wer Allergien, Unverträglichkeiten und vegetarische oder vegane Wünsche erst am Veranstaltungstag erfährt, kann sie kaum noch sauber ins Konzept einbauen. Ein einfaches Feld in der Einladung oder eine kurze Abfrage bei der Rückmeldung schafft hier frühzeitig Klarheit.
Interne Zuständigkeiten vorab klären
Neben dem Zeitplan lohnt es sich, intern früh festzulegen, wer die Ansprechperson für Location und Catering ist. Läuft die Kommunikation über mehrere Personen gleichzeitig, gehen Absprachen zu Menü, Gästezahl oder Sonderwünschen leicht unter — eine feste Ansprechperson hält alle Fäden an einer Stelle zusammen.
Wie wir dabei unterstützen
Aus über 150 begleiteten Firmenfeiern im Jahr wissen wir, an welcher Stelle in dieser Liste am häufigsten nachgesteuert werden muss — meistens bei der Gästezahl und bei Sonderwünschen. Mehr zu Konzepten und Ablauf für Ihre Feier finden Sie auf der Firmenfeier-Seite, die aktuellen Ab-Preise je Konzept stehen gesammelt auf der Preisseite.