Sommerfest für die Firma planen: die Checkliste

Ein Firmen-Sommerfest scheitert selten am Essen — sondern an Strom, Regen oder Zeitplan. Diese Checkliste kommt aus 150+ Events pro Jahr und deckt die Punkte ab, die in der Planung gern durchrutschen.

6–8 Wochen vorher: Rahmen festzurren

• Termin & Ausweichtermin festlegen (Donnerstage funktionieren erfahrungsgemäß am besten — freitags reist das Team früher ab).
• Gästezahl schätzen, inklusive Partner und Kinder, falls eingeladen. Für die Kalkulation reicht zunächst eine Spanne.
• Fläche prüfen: Parkplatz, Innenhof oder Wiese? Wichtig sind Zufahrt für den Anlieferwagen und eine Freigabe, wo aufgebaut werden darf. Strom- und Wasseranschluss braucht es bei uns nicht — Grillstationen und Kühlanhänger arbeiten autark.
• Budgetrahmen: Grill-Catering mit Grillmeister ab 35 € pro Person, Buffet ab 25 €, Getränkestation oder Bar ab 15 € — dazu Personal ab 30 € pro Stunde und die Anfahrtspauschale.

2–4 Wochen vorher: Inhalte festlegen

• Speisenmix bestätigen — inklusive vegetarischer und veganer Hauptoptionen als vollwertige Gerichte, nicht als Beilage. Bei gemischten Teams rechnen wir mit einem deutlichen vegetarischen Anteil.
• Getränkelogik klären: Selbstbedienung an Kühlwannen oder betreute Bar? Ab etwa 80 Gästen lohnt die Bar doppelt, weil sie die Essensausgabe entlastet.
• Regen-Plan B schriftlich festhalten: Vordach, Pavillon oder Umzug nach innen — die Entscheidung am Festtag soll eine Formalie sein.
• Allergien & Unverträglichkeiten intern abfragen; ein Feld dafür gibt es in unserem Anfrageformular.

Die letzte Woche: Ablauf takten

• Aufbauzeitfenster bestätigen (wir bauen auf, bevor die ersten Gäste kommen — typisch am frühen Nachmittag).
• Ansprechperson vor Ort benennen, die Fragen zu Fläche und Strom beantworten kann.
• Endzeit und Abbau festlegen: Wir räumen Grillstation, Bar und Geschirr am selben Abend ab — das Gelände ist am nächsten Morgen wieder Parkplatz.

Der häufigste Fehler

Zu späte Anfrage bei zu präziser Vorstellung: Formal reichen uns 4 Tage Vorlauf (Großformate 14 Tage) — aber wer Wunschtermin, Wunschfläche und Live-Grillen will, plant besser sechs Wochen voraus. Alle Details und ein Praxisbeispiel stehen auf der Sommerfest-Seite; die Preise im Überblick auf der Preisseite.