Weihnachtsfeier planen — der Zeitplan ab September

Die meisten Firmen entscheiden ihre Weihnachtsfeier bereits im September oder Oktober — wer erst im November anfragt, trifft auf ausgebuchte Locations und volle Kalender bei Caterern. Deshalb lesen Sie diesen Artikel bewusst schon im Sommer: Wer die Feier für Dezember plant, sollte spätestens jetzt die ersten Schritte gehen, nicht erst, wenn die Weihnachtsdeko in den Läden hängt.

Warum der Dezember so eng getaktet ist

Im Dezember konzentrieren sich Weihnachtsfeiern auf wenige Wochen zwischen Ende November und Mitte Dezember, während Caterer und Locations parallel deutlich mehr Anfragen als sonst im Jahr bearbeiten. Wer früh anfragt, hat die Wahl zwischen mehreren Terminen, wer spät anfragt, nimmt häufig, was noch frei ist.

Vorlauf	Meilenstein
September	Budgetrahmen und ungefähre Gästezahl intern klären
September/Oktober	Location und Catering anfragen, Wunschtermin sichern
Oktober	Konzept festlegen: Buffet, Menü oder Fingerfood
November	Einladungen verschicken, Allergien und Sonderwünsche abfragen
Anfang Dezember	Finale Gästezahl melden
Veranstaltungstag	Aufbau- und Anlieferzeiten mit der Location abstimmen

Was sich gegenüber anderen Firmenfeiern unterscheidet

Anders als bei einer Feier im Frühjahr oder Sommer sind im Dezember auch Themen wie Garderobe, Wärmemöglichkeiten im Außenbereich und die allgemein kürzeren Tageslichtzeiten bei der Locationwahl relevant. Auch Menüs verschieben sich häufig Richtung wärmerer, winterlicher Gerichte.

Der häufigste Fehler

Der häufigste Fehler ist, die Locationsuche und die Cateringanfrage nacheinander statt parallel zu starten. Bis eine passende Location gefunden ist, sind oft schon Wochen vergangen — und dann bleibt für die Cateringplanung kaum noch Vorlauf.

Konzept und Gästekreis zusammendenken

Eine Weihnachtsfeier mit reinem Kollegenkreis lässt sich anders planen als eine mit Partnern oder Kunden — je größer und gemischter der Gästekreis, desto eher lohnt sich ein Buffet mit breiter Auswahl statt eines einzelnen Menüs. Wer schon im Oktober weiß, ob Partner oder Kunden mitkommen, kann Konzept und Menü gezielter darauf zuschneiden, statt kurz vor der Feier noch umzuplanen.

Frühzeitig planen zahlt sich aus

Aus über 150 begleiteten Events im Jahr sehen wir, dass Firmen, die im September anfragen, am Ende die größte Auswahl an Terminen, Konzepten und Menüs haben. Mehr zu unseren Weihnachtsfeier-Konzepten finden Sie auf der Weihnachtsfeier-Seite, die aktuellen Ab-Preise je Konzept stehen gesammelt auf der Preisseite.